Онлайн-касса требует постоянного доступа в Интернет. Информацию о ваших наличных расчетах налоговики будут получать в режиме реального времени. Чтобы переоборудовать одно рабочее место кассира, потребуется

минимум 10 000 р. Однако опрос, проведенный нами, показал, что 4% упрощенцев находятся в счастливом неведении и не слышали про онлайн-кассы. В то же время остальные про новые кассы знают и обдумывают, когда менять ККТ.

 

Мы связались с теми, кто разрабатывал идею онлайн-касс: налоговиками, интернет-операторами, производителями ККТ

и бухгалтерами, участвовавшими в пилотном проекте. Выяснили подробности перехода и составили план действий.

Он опубликован ниже — советуем распечатать и прикрепить на видное место.

 

За один день или неделю заменить старую кассу вряд ли получится. Заложите на переход от одного до шести месяцев. Первое, что нужно сделать — определиться со сроками: когда именно у вас появится онлайн-касса. Уточним крайние даты.

 

После 1 февраля 2017 года придется установить онлайн-кассу, если стало невозможным применять старую ККТ. Например, истек срок действия ЭКЛЗ.

 

Дело в том, что с 1 февраля налоговики зарегистрируют лишь новые онлайн-кассы, которые оснащены не ЭКЛЗ,

а фискальным накопителем. Кассовая лента действует 13 месяцев. Если время замены приходится на период с 1 февраля по 1 июля 2017 года, вам не установят новую ЭКЗЛ на старую ККТ. Придется перейти на онлайн-кассу сразу после того, как закончится срок ЭКЛЗ. Если вы меняли ленту недавно и ее срок истекает после 1 июля 2017 года, вы можете работать на старой ККТ до 30 июня включительно.

 

С 1 июля 2017 года новые кассы должны применять все упрощенцы. За исключением тех, кто оказывает услуги населению и оформляет бланки строгой отчетности.

 

С 1 июля 2018 года на новые кассы переходят те, кто прежде оформлял бланки строгой отчетности.

 

План действий по переходу на интернет-ККТ

 

Шаг 1. Установите крайний срок перехода на онлайн-кассы.

 

Шаг 2. Подсчитайте расходы на модернизацию или покупку онлайн-кассы.

 

Средняя цена новой интернет-кассы, поданным производителей, равна 40 000 руб. Расходы на модернизацию старой ККТ составят от 10 000 руб.

 

Шаг 3. Обсудите с руководством сроки покупки новой ККТ, пакета модернизации.

 

Если у вас несколько касс, переходите на новые правила поэтапно. Сначала обновите одну ККТ и начните на ней работать. Затем переводите на новые правила другие ККТ.

 

Шаг 4. Приобретите пакет модернизации или новую онлайн-кассу.

 

Не откладывайте покупку новой техники или комплекта модернизации до крайнего срока. Ведь после покупки потребуется настройка.

 

Шаг 5. Заключите договор с оператором фискальных данных.

 

Зайдите на сайт ФНС nalog.ru в раздел «Операторы фискальных данных». Выберите оператора и заключите с ним договор на обслуживание.

 

Шаг 6. Зарегистрируйте онлайн-кассу.

 

Подать заявление в ИФНС можно лично либо через Интернет. В последнем случае выберите, как пройдете электронную регистрацию: через сайт ФНС России nalog.ru или через сайт оператора фискальных данных.

 

Шаг 7. Начните работать с интернет-кассой и передавать в ИФНС информацию о расчетах.

 

В налоговую вы будете передавать все данные в режиме реального времени. А вот электронные чеки отправляйте только тем покупателям, которые попросили об этом до оплаты.

 

Что предпринять до конца 2016 года

 

В этом году определитесь со сроками перехода и суммой расходов. Последние зависят от того, что вы выберете: покупать новые кассы или модернизировать старые модели.

 

Шаг 1. Определите крайний срок перехода на интернет-кассы. Если срок действия ЭКЛЗ в старой кассе истекает после 1 февраля, то вам не удастся купить новую ленту. Переходить на онлайн-кассу придется сразу же, как перестанет работать ЭКЛЗ.

 

Шаг 2. Подсчитайте сумму расходов. Работать можно лишь на тех онлайн-кассах, что включены в специальный реестр ФНС России.

 

Если кассовый аппарат можно модернизировать, выясните стоимость. Цена модернизации варьируется

от 10 000 р до 20 000 р . В старых моделях приходится менять ЭКЛЗ на фискальный накопитель.

А его стоимость 8 000 р. Еще потребуется менять настройки ККТ, чтобы чеки соответствовали всем новым требованиям.

В то же время производитель может предложить вариант модернизации, при котором вы самостоятельно приобретаете фискальный накопитель. А производитель ККТ дорабатывает остальные настройки.

 

Шаг 3. Обсудите с руководством сроки модернизации. Расскажите директору, как в 2017 году меняются правила работы с кассой. Объясните, что игнорировать новые требования не удастся. Кассу придется модернизировать, иначе налоговики будут накладывать санкции, вплоть до остановки бизнеса. Назовите крайние сроки, в которые вам нужно сменить ККТ, а также примерную сумму расходов. Лучше начать работать по новым правилам до крайнего срока. Так вы избежите аврала.

 

Если срок действия ЭКЛЗ на вашей ККТ истекает в первой половине 2017 года, предложите руководству альтернативу. Заменив защищенную ленту до 1 февраля, удастся применять старую ККТ до 1 июля 2017 года. Такое решение принимают некоторые компании.

 

Мы используем 12 моделей ККТ. Узнали у производителя, что большинство наших касс модернизировать нельзя. А доработка тех моделей, которые можно модернизировать, обойдется нам в 20 000 . по каждой кассе. Также понадобится дорабатывать программное обеспечение по приему платежей, которое устанавливается на компьютер. Все это требует времени и затрат. Поэтому мы решили заменить ЭКЛЗ на наших моделях до 1 февраля и продолжить на них работать до июля 2017 года. Разработали план мероприятий по переходу на онлайн-кассы. И уже сейчас тестируем онлайн-оборудование, полученное у производителя. В тестовом режиме формируем электронные чеки, отправляем оператору. Если пропадает Интернет, то на чеке появляется информация о том, что оператору фискальных данных не удалось передать данные. Это означает, что оператор фискальных данных отправит чек в ИФНС сразу после того, как канал появится.

 

Как действовать в начале 2017 года

 

Работать на новой ККТ вы сможете после того, как зарегистрируете ее в ФНС России. А прежде необходимо заключить договор с оператором фискальных данных. Поэтому покупайте кассу или модернизируйте старую технику с запасом по времени.

 

Шаг 4. Купите пакет модернизации или новую онлайн-кассу. Если у вас несколько ККТ, опробуйте новые правила на одной кассе. Выберите оптимальную модель. И лишь затем переходите на новый порядок по всем кассовым аппаратам.

 

Шаг 5. Заключите договор с оператором фискальных данных. Оператор станет посредником между вами и ФНС России. Именно оператору вы отправите сведения с ККТ. Регистрируя кассу в налоговой, в заявлении вы указываете оператора фискальных данных.

 

Найти список операторов можно на сайте ФНС России nalog.ru в разделе «Операторы фискальных данных». Сейчас налоговая служба работает с четырьмя операторами фискальных данных. Но до конца 2016 года в перечне появится еще несколько компаний.

 

Услуги оператора придется ежегодно оплачивать. Минимальная стоимость услуг по одной кассе составит 3 000 руб. в год. Если вам понадобятся дополнительные опции, сумма может возрасти.

 

Вы можете не только отправлять через оператора данные, но и получать у них дополнительные услуги, например запрашивать аналитические данные о продажах по каждой ККТ, торговой точке, филиалам.

 

При помощи оператора вы сможете не только передавать данные о расчетах, но и регистрировать кассу через Интернет в налоговой службе. Ведь Закон № 290-ФЗ предусматривает возможность регистрации онлайн-касс не только напрямую в ФНС, но и через оператора фискальных данных. Для того чтобы зарегистрировать новую ККТ в налоговой, понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись. Если вы использовали такую подпись, чтобы сдавать в налоговую инспекцию отчетность, приобретать новую ЭЦП не потребуется.

 

Шаг 6. Зарегистрируйте онлайн-кассу. Правила регистрации онлайн-ККТ существенно отличаются от старого порядка. Стало возможным поставить кассу на учет, не приходя в налоговую инспекцию. Пройти электронную регистрацию можно через личный кабинет на сайте ФНС России nalog.ru или с помощью оператора фискальных данных. Чтобы пройти регистрацию по Интернету, необходимо приобрести усиленную электронную квалифицированную подпись. Ее стоимость составляет 2 000 руб. Обратите внимание, что покупать ЭЦП не понадобится, если у вас есть усиленная электронная подпись для сдачи налоговой отчетности по телекоммуникационным каналам связи.

 

Чтобы зарегистрировать онлайн-кассу по Интернету, потребуются следующие действия:

 

подать в кабинете заявление о регистрации ККТ, подписав его усиленной квалифицированной электронной подписью;

получить от налоговиков регистрационный номер ККТ;

фискализировать интернет-кассу, то есть вбить в настройки регистрационный номер;

получить от налоговиков электронную карточку регистрации ККТ.

Зарегистрировать ККТ вам потребуется и в том случае, если вы модернизировали кассу. При этом старую ККТ вы

снимите с учета.

 

Новшество заключается в том, что налоговикам больше не нужен договор с центром технического обслуживания (ЦТО). И, казалось бы, его можно и не подписывать… Однако далеко не все сотрудники могут решить технические проблемы с кассой. Помощь технических специалистов вам может понадобиться и после перехода на онлайн-кассу.

 

Если вы решите продолжать сотрудничать с ЦТО, обратите внимание, какие услуги специалисты предоставляют в рамках новых кассовых правил. Например, многие центры техобслуживания помогут вам зарегистрировать интернет-кассу в ФНС России, проконсультируют по вопросам модернизации старой кассы под новые требования.

 

Если компания или предприниматель продолжит применять старые ККТ, не передавая данные в налоговую службу, такое нарушение приравнивается к неприменению контрольно-кассовой техники. Это объясняется тем, что Закон № 290-ФЗ ввел новое определение ККТ. Теперь это устройство, обеспечивающее передачу чеков в налоговую службу в режиме реального времени через оператора фискальных данных. Если продавец продолжит работать на других машинах, это рассматривается как деятельность без ККТ.

 

Штраф зависит от суммы оплаты. Для компаний составляет от 75 до 100% суммы чеков, но не менее 30 000 р. Санкции для должностных лиц и предпринимателей варьируются в размере от 25 до 50% суммы оплат, но не менее 10 000 р.

 

Не стоит думать, что, заплатив однажды штраф, можно спокойно работать на старой кассе. Обнаружив неприменение ККТ, налоговики  выпишут предписание и укажут  сроки, в которые необходимо устранить нарушение — начать применять онлайн-кассы. За игнорирование предписания компанию оштрафуют на  10 000 р. — 20 000 р . А должностных лиц могут дисквалифицировать на срок до трех лет.

 

Если же проверяющие обнаружат, что продавец продолжает работать на старой технике, а сумма платежей превысила

1 млн. рублей, то компанию или ИП накажут за повторное нарушение. В этом случае деятельность приостановят на срок до 90 суток. А должностных лиц дисквалифицируют на срок от одного года до двух лет.

Доработку кассового оборудования в соответствии с изменениями в Закон о ККТ целесообразнее поручить сервисным компаниям, сертифицированным у производителей касс. Советую как можно раньше определиться, кто вам будет поставлять онлайн-кассы или оказывать услуги по доработке. Каждому ритейлеру, работающему по упрощенной налоговой системе, придется подготовиться. Проверить документы по действующим кассам, провести инвентаризацию, сформировать бюджет на модернизацию.

 

Шаг 7. Начните работать с интернет-кассой. Работая на онлайн-кассе, вы по-прежнему будете выдавать бумажный чек. Исключением является ситуация, когда еще до расчетов покупатель попросил выписать чек электронный. Его вы перешлете на номер сотового телефона. Или если у ККТ есть такая возможность — на электронную почту покупателя.

 

В кассовом чеке интернет-ККТ будет больше реквизитов, чем сейчас. Например, появятся данные о наименованиях товаров, стоимости каждой единицы с учетом скидки, название оператора фискальных данных.

 

Индивидуальные предприниматели на УСН смогут до 1 февраля 2021 года выдавать чеки, в которых указана лишь общая сумма. Без расшифровки наименования и количества товаров. Такие упрощенные онлайн-кассы уже появились. Они дешевле тех, что пробивают всю номенклатуру. Подробности о моделях онлайн-ККТ вы найдете ниже в комментарии специалиста.

 

Я советую модернизировать только те кассовые аппараты, которые находятся в хорошем рабочем состоянии. В результате модернизации производитель доводит кассу до соответствия модели, включенной в реестр ККТ. Кассе присваивается новое название, серийный номер, выдается новый паспорт. Если ККТ изношена, то лучше купить новую онлайн-технику. На рынке есть экономичные модели стоимостью от 20 000 р. Они подходят для малого бизнеса. Несколько бюджетных моделей ККТ, которые не пробивают наименования и количество товаров, а указывают в чеке лишь итоговую сумму, уже включены в государственный реестр. Но в соответствии с требованиями обновленного Закона № 54-ФЗ использоваться они могут лишь до 2021 года и только некоторыми категориями налогоплательщиков.

 

Какие расходы по онлайн-кассам можно списать при УСН

 

Переход на новые кассы непосредственно повлияет на работу бухгалтерии. Появятся новые виды расходов, связанные с заключением договора с оператором фискальных данных, модернизацией ККТ или покупкой новой кассы и списанием старой техники. Рассмотрим расходы по порядку.

 

Все расходы, связанные с работой по новым правилам, удастся списать при расчете упрощенного налога. Стоимость договора с оператором фискальных данных вы вправе списать как затраты на услуги связи по мере оплаты.

 

Расходы, связанные с покупкой новой кассы или ее модернизацией, вы спишете в составе материальных затрат тоже после оплаты. Кассовая техника и ее модернизация стоят до 100 000 руб. Поэтому онлайн-ККТ не относите при упрощенке к основным средствам.

 

Списывайте все расходы, как только их оплатите и получите первичные документы от контрагентов. Вам не нужно дожидаться, когда вы станете передавать данные с ККТ в налоговую.